Gentile Dottore/Dottoressa,
Benvenuto nel videocorso “Protocolli Operativi di Segreteria e Assistenza nello Studio Odontoiatrico”, la guida pratica e standardizzata per ottimizzare la gestione quotidiana della tua struttura.
Questo percorso formativo è stato sviluppato per tutto il team dello studio (ASO, Segreteria e Clinic Manager) con un obiettivo chiaro: trasformare il caos quotidiano in un flusso di lavoro efficiente, prevedibile e privo di errori. Le video-lezioni, brevi e mirate, sono facilmente consultabili nei momenti di pausa o durante i briefing di squadra.
Il corso si sviluppa in due macro-capitoli complementari: la gestione amministrativo-relazionale (Segreteria) e la gestione clinico-operativa (Assistenza).
CAPITOLO A: SEGRETERIA (L'efficienza extraclinica)
Il cuore organizzativo dello studio. In questo capitolo vengono analizzati i protocolli relazionali, finanziari e burocratici per garantire un'esperienza eccellente al paziente e una gestione economica solida.
- Modulo 1.1 - Come chiudere lo studio: Linee guida e check-list rigide per la messa in sicurezza dei locali, lo spegnimento degli impianti, il controllo della cassa e la chiusura delle attività giornaliere.
- Modulo 1.2 - Come gestire i pagamenti ortodontici: Protocolli di dilazione, monitoraggio delle scadenze dei piani di cura ortodontici a lungo termine e gestione dei solleciti in modo professionale.
- Modulo 1.3 - Come gestire il flusso dei pazienti: Strategie di ottimizzazione dell'agenda per eliminare i tempi morti della poltrona e gestire in modo fluido gli arrivi, le attese e i ritardi.
- Modulo 1.4 - Come intraprendere una chiamata di ricezione: Tecniche di comunicazione telefonica efficace (script di accoglienza) per la conversione dei nuovi pazienti e la gestione delle urgenze.
- Modulo 1.5 - Come presentare un preventivo: Strategie di comunicazione etica e commerciale per esporre i piani di cura, superare le obiezioni sui costi e aumentare il tasso di accettazione dei preventivi.
- Modulo 1.6 - Come procedere con i consensi digitali: Processo di dematerializzazione dei moduli legali, archiviazione sicura a norma GDPR e modalità di firma grafometrica/digitale da parte del paziente.
CAPITOLO B: ASSISTENZA (L'efficienza clinica e la qualità)
I protocolli operativi per l'ASO e il personale clinico. Questa sezione standardizza le procedure per garantire la sicurezza del paziente, l'efficienza dei tempi e la perfetta integrazione con le nuove tecnologie digitali.
- Modulo 2.1 - Come compilare un diario clinico: Linee guida per la redazione precisa, legale e dettagliata della cartella clinica digitale, per garantire la tracciabilità di ogni prestazione ed evitare contenziosi.
- Modulo 2.2 - Come dimettere un paziente: Il protocollo post-operatorio e di fine seduta: istruzioni domiciliari, consegna di eventuali prescrizioni e passaggio di consegne alla segreteria.
- Modulo 2.3 - Come gestire ordini e materiale: Ottimizzazione del magazzino, gestione del sotto-scorta, rapporti con i fornitori e controllo delle scadenze dei materiali da consumo per evitare sprechi.
- Modulo 2.4 - Come inserire un paziente in QE (Quadro Economico): Allineamento immediato tra la prestazione eseguita alla poltrona e la situazione contabile del paziente, per non perdere la tracciabilità dei flussi finanziari.
- Modulo 2.5 - Come inviare ai tecnici il materiale: Standardizzazione del workflow di comunicazione con il laboratorio odontotecnico, invio dei file digitali o delle impronte fisiche e verifica dei tempi di consegna.
- Modulo 2.6 - Come procedere con igiene e riordino: Protocolli rigorosi di decontaminazione, disinfezione e sterilizzazione dello strumentario e del riunito, nel rispetto delle normative vigenti.
- Modulo 2.7 - Come utilizzare lo scanner 3Shape: Guida pratica all'uso corretto dello scanner intraorale: calibrazione, tecniche di scansione fluida dell'arco per evitare artefatti e invio del file nel cloud
Cosa imparerà il tuo team con questo corso?
- Standardizzazione: Ogni membro dello studio saprà sempre cosa fare e come farlo, riducendo lo stress da improvvisazione.
- Redditività: Una segreteria efficiente e un magazzino ottimizzato si traducono immediatamente in un aumento dei margini del tuo studio.
- Fidelizzazione: Il paziente percepisce un ambiente organizzato, tecnologico, sicuro e professionale sin dal primo contatto telefonico.
Investi nella crescita del tuo staff per liberare il tuo tempo alla poltrona.
Buon lavoro e buona formazione!
